Blog - Praca zdalna – niezbędne narzędzia

Powrót
admin 07/09/2020r

Praca zdalna

Jak pracować zdalnie?

Praca zdalna jest obecnie bardzo gorącym tematem. W związku z pandemią COVID-19, zmienia się styl naszej pracy, coraz więcej firm decyduje się na oddelegowanie pracowników do pracy zdalnej, tzw. Home Office. Niestety, często jest tak, że przystępujemy do takiej pracy bez znajomości narzędzi i bez wypracowanej organizacji pracy.

Od czego zacząć?

Przygotowanie komputera powinno zostać zrobione przez wasz dział IT. Jeśli taki nie funkcjonuje w firmie lub komputer nie został przygotowany, podpowiemy co jest niezbędne do dalszej pracy.

Internet

Zacznijmy od Internetu. Sprawdźmy jakie łącze mamy w domu, czy jest to światłowód, Internet od sieci kablowej, łącze radiowe, a może LTE. W przypadku niektórych typów połączeń, np. LTE, mogą wystąpić problemy z połączeniami VPN – tymi, za pomocą których, łączyć będziemy się do sieci firmowej (wszystkich zasobów, katalogów współdzielonych czy systemów ERP i innych aplikacji firmowych). Jeśli taki problem występuje, należy zgłosić to do swojego operatora i osoby odpowiedzialnej za IT.

Kolejna ważna sprawa związana z Internetem to typ adresu IP. Występować mogą IPv4 oraz IPv6. Pożądanym przez nas rozwiązaniem jest IPv4. Rodzaj adresu możemy sprawdzić np. wpisując w google frazę „mój adres ip”, wyskoczy nam kilka stron, na których sprawdzić będziemy mogli rodzaj adresu. Możemy również zadzwonić do operatora, zapytać i w razie występowania adresu IPv6, poprosić o zmianę na IPv4. Taka zmiana powinna być zrealizowana w ciągu kilku godzin.

 

Bezpieczeństwo

Na komputerze powinniśmy mieć zainstalowany program antywirusowy, najlepiej w wersji z rozszerzoną ochroną internetową zapewniającą dodatkowe rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo, np.: bezpieczna przeglądarka do bankowości czy dodatkowe moduły do programu pocztowego, skanujące i chroniące pocztę i załączniki.

Sugerujemy również, aby komputer firmowy podłączany był do oddzielnej sieci.
Wiele routerów daje możliwość włączenia dodatkowego WiFi „dla gości”. Dzięki temu komputer nie będzie miał dostępu do naszych domowych zasobów sieciowych (muzyka, zdjęcia, filmy, pliki).

 

 

VPN

Podłączenie się do sieci firmowej realizowane powinno być przez VPN. Jest to specjalne szyfrowane połączenie bezpośrednio do firmowego serwera i sieci.
Aby połączyć się ze swoją firmą, dział IT musi przygotować taką możliwość. Zakładając, że zostało to przygotowane i dostaliśmy niezbędne dane do połączenia, czyli: adres, login, hasło, potrzebować będziemy aplikacji – klienta VPN (polecamy FortiClient VPN).
Jeśli nasz komputer nie dotarł do nas już skonfigurowany ani nie dostaliśmy wytycznych do konkretnej aplikacji, możemy skorzystać z kilku różnych rozwiązań.

 

Wbudowany klient Windows 10:

Wchodzimy w ustawienia > sieć i Internet > VPN

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Następnie dodaj połączenie VPN i w nowym okienku uzupełniamy pola danymi, które dostaliśmy z IT


Po skonfigurowaniu VPN i połączeniu się z siecią firmową, możemy rozpocząć prace w ten sam sposób co w biurze.
Co, jeśli nie mamy sieci firmowej lub nasza praca nie wymaga takiego połączenia? Jak przenieść codzienne spotkania, organizacje projektów, czy komunikacje do sieci?

Narzędzia do pracy zdalnej

Pracując zdalnie mamy bardzo szerokie pole manewru. Istnieje wiele programów mających na celu ułatwić nam organizacje oraz zastąpić spotkania i usprawnić komunikacje.

Komunikacja:

Głównym narzędziem do komunikacji jest mail oraz telefony i spotkania. Skrzynka pocztowa nie jest problemem, możemy korzystać z niej tak jak w biurze, ale co ze spotkaniami i telefonami?
Na to pytanie przynosi nam odpowiedź Microsoft Teams lub Slack.

Są to narzędzia, które przypominają kanały czatowe. Mamy do dyspozycji aplikacje, w których tworzymy różne kanały i przypisujemy je do odpowiednich osób i grup. Poza czatem, możemy również organizować konferencje czy wideo rozmowy, szkolenia. W przypadku Microsoft Teams, mamy dodatkową zaletę jaką jest pełna integracja z pakietem Office.
Oznacza to, że z poziomu Microft Teams mamy min. podgląd do kalendarza, możemy zapraszać i organizować spotkania, czy mieć wgląd w pliki współdzielone, do których mamy dostęp.

 

 

 

 

 

 

Organizacja zadań i zarządzanie projektami:

Na rynku mamy wiele rozwiązań do zarządzania zadaniami oraz całymi projektami. Pozwalają one również na wspólną prace i komunikacje wewnątrz programu. Można również skonfigurować wiele integracji z zewnętrznymi aplikacjami np. pocztą czy kalendarzem. Przykładami takich rozwiązań są Todoist, Trello, Asana, ClickUp, Microsoft To Do, Microsoft  Microsoft Planner,  Microsoft Project, czy nowość jaką jest Mcrosoft Outlook Spaces.

Zaletą ekosystemu Microsoft, jest fakt, że wszystkie rozwiązania się ze sobą łączą i integrują. W praktyce oznacza to, że korzystając z Outlooka zaznaczamy flagą maila, który widoczny jest w To Do.
Na tej samej zasadzie działa Microsoft Planner (Microsoftowy odpowiednik Trello) zadania przypisane do nas, będą widoczne w To Do. Outlook Spaces to nowe rozwiązanie, które integrować będzie wszystkie zadania, projekty i notatki w jednym miejscu.

Wymieniane rozwiązania Microsoft integrują się również z Teams, w którym możemy przeglądać projekty i zadania dla konkretnych zespołów.

 

 

 

 

 

 

 

Wspólna praca:

Narzędzia takie Word, Excel czy PowerPoint są standardem. Zna je każdy i każdy miał z nimi styczność. Dzięki pracy na narzędziach Microsoft, możliwa jest wspólna praca w czasie rzeczywistym na dokumentach, skoroszytach i prezentacjach. Możemy się łatwo komunikować, udostępniać pliki i zmieniać je podczas spotkania w Microsoft Teams, gdzie wszyscy zainteresowani będą mogli uczestniczyć na bieżąco w poprawkach.

Istnieją oczywiście alternatywy, czy całe alternatywne ekosystemy np. Google i pakiet GSuite, Synology DSM, czy rozwiązania od Zoho. Microsoft stawia jednak na kompleksowość swoich rozwiązań i bezproblemową integrację.

Przypominamy!

Bez względu na typ pracy, jej miejsce i styl, przypominamy o zachowaniu wszystkich najważniejszych zasad bezpieczeństwa, czyli trudne i zróżnicowane hasła, nieotwieranie załączników od nieznanych nadawców, zaktualizowany program antywirusowy, korzystanie z VPN w publicznych sieciach WiFi, oraz regularnych kopiach zapasowych, bo jak wiemy zagrożenia czają się na każdym kroku.

Jeśli jesteście zainteresowani tematem pracy zdalnej oraz narzędziami ułatwiającymi komunikacje, organizacje i zarządzanie projektami, zapraszamy do kontaktu.

2019 ITSOLUTION
Wykonanie: ITHEX STUDIO